В 2024 году каждый бизнес старается оцифровать процессы, используя всевозможные сервисы, в том числе CRM. Однако в определенный момент их становится так много, что программы начинают дублировать задачи и отнимать время у сотрудников. Решение — системы планирования ресурсов (ERP), которые позволяют вести все процессы компании в одном окне. Как ERP помогают экономить ресурсы, рассказал Степан Шерстнев, совладелец ERP-системы Freedom.bi.
Почему бизнесу в 2024 году никак не обойтись без ERP-системы
Содержание
Аналитики выделяют три проблемы, с которыми сталкивается бизнес:
1. Не ведется учет
Согласно опросам, 80% компаний ведут учет неверно или не ведут его вообще. Это связано с нехваткой ресурсов на грамотного эксперта или отсутствием времени на эту задачу.
2. Обороты растут, а прибыль — нет
Компанию интересуют продажи, а не затраты. Однако именно их приходится контролировать каждый день, вне зависимости от оборота.
3. Хаос при масштабировании
Компания растет, и порядка в ней становится все меньше: привычными методами сложно держать под контролем большой штат и бизнес-процессы.
Чтобы решить эти проблемы, компании активно внедряют системы автоматизации бизнес-процессов. Однако зачастую эффект оказывается прямо противоположным ожидаемому: разные сервисы имеют разный формат данных и не синхронизированы между собой в реальном времени, информация дублируется, сотрудники путаются и тратят еще больше времени и усилий на рутинные задачи. Необходимость в координации таких сервисов накладывает на компанию обязательство держать в штате очень хорошего fullstack-разработчика для поддержания «дружбы» между системами.
Степан Шерстнев, совладелец ERP-системы Freedom.bi:
Мы четко видим запрос руководителей малых и средних компаний на ведение бизнес-процессов в едином пространстве. Поэтому Freedom.bi разработала систему планирования ресурсов Enterprise Resource Planning Systems, или ERP.
Что такое ERP и как ее внедрить
ERP — это учетная система, объединяющая большинство подразделений компании, в том числе продажи, финансы и производство. У Freedom.bi в сервис включена также бизнес-аналитика, которая помогает анализировать большие массивы информации и управлять бизнесом на основе полученных данных.
Степан Шерстнев, совладелец ERP-системы Freedom.bi:
ERP разработана так, чтобы закрывать все потребности наших клиентов. Система в автоматическом режиме контролирует более 50 показателей: CRM, финансы и склад, управление производством, автоматизация процессов, бизнес-аналитика — и все это в одном окне. При этом клиент получает доступ к сервису с любого устройства, что позволяет более гибко настраивать бизнес-процессы и даже эффективно контролировать производительность труда удаленных сотрудников. Раньше это мог себе позволить только крупный бизнес — мы же разработали решение, доступное малому и среднему бизнесу со штатом от 50 человек.
Некоторые компании идут по пути разработки собственных систем планирования ресурсов. Это возможно, если у бизнеса есть достаточно интеллектуальных и финансовых ресурсов. Но по опыту «домашние» решения — это долго, дорого, а результат непредсказуем.
Для сравнения, сервис Freedom.bi не требует программирования — система просто настраивается под конкретные бизнес-процессы компании. Внедрение ERP-системы сопровождается бизнес-инженером — это специалист уровня исполнительного и финансового директора, а также пожизненной технической поддержкой.
Внедрение занимает от одного до шести месяцев — в зависимости от масштаба бизнеса. В любом случае, максимум через полгода ERP в компании будет работать как часы.
Что касается безопасности, то данные хранятся дефрагментировано на распределительных серверах Яндекса, что обеспечивает дополнительную защиту.
Как ERP помогает бизнесу экономить
Только благодаря внедрению и добросовестной работе в ERP системе компания снижает свои расходы на 30–65%. Это происходит за счет того, что:
- не нужно вводить одни и те же данные в разных сервисах;
- повторяющиеся процессы автоматизированы;
- бизнес-процессы становятся прозрачными и легче поддаются оптимизации;
- не нужно держать в штате аналитика — система сама анализирует полученные данные;
- формируется новая культура в компании — работать с точными данными и принимать решения на их основе;
- снижается потребность в вспомогательном низкоквалифицированном персонале.
В результате расходы бизнеса снижаются за счет роста производительности труда и качества управленческих решений.
Разберем подробнее, как ERP помогает высвободить время сотрудников.
- Многократный ввод данных
Степан Шерстнев, совладелец ERP-системы Freedom.bi:
Представьте себе работу рядового сотрудника: около часа в день он тратит на вбивание информации с бумажных носителей в таблицы, потом копирует файл, передает коллегам, те находят там ошибки или случайно удаляют ячейку, что приводит к повторным проверкам… Благодаря ERP цепочка сотрудников только на процессе ввода данных экономит час в день. Это продавцы, финансисты, закупщики, производственники — основной штат и самая большая статья расходов для компании.
- Планирование и согласование
Еще одна проблема бизнеса — это не вовремя поданная информация. С ERP это исключено: сотрудники работают в своем автоматизированном рабочем месте внутри ERP системы, в едином пространстве и данные сводятся автоматически. Можно в онлайн-режиме посмотреть, сколько продукции произвели за день, и с учетом этого планировать закупки, продажи и производство: не нужно тратить недели на согласования, потому что данные для планирования уже сведены в единый формат. Остается только акцептовать план производства или бюджет.
- Постановка задач
Еще одно слабое место во многих компаниях — постановка и координация задач. Часто их ставят устно, в виде сообщения или письма. Ежедневная координация в бизнесе тоже часто устная или хранится списком разных документов, что осложняет контроль по хронологии и долям выполнения. А в ERP можно посмотреть, какие проекты и задачи активны, на каком они этапе, кто ответственный и когда дедлайн, отследить долю выполнения с разбивкой по подразделениям и сотрудникам. Таким образом, у сотрудников не создается впечатления, что их постоянно заваливают задачами, а руководитель не считает, что его требования постоянно не выполняются, видит загрузку сотрудников и грамотно распоряжается человеческими ресурсами. В результате можно еще сэкономить 30-60 минут ежедневно всем сотрудникам.
Благодаря работе в едином пространстве можно высвободить 2-3 часа рабочего времени в день у большинства сотрудников, и это время перераспределить на выполнение главной задачи конкретной должности, таким образом снизить суету и установить порядок в бизнес-процессах. В итоге каждый сотрудник будет сконцентрирован на ключевом результате, благодаря которому компания получает прибыль.
С внедрением системы Freedom.bi в бизнесе улучшается качество планирования и обратной связи в компании, повышается скорость процессов и появляется возможность работать на опережение и только по ключевым задачам.
Степан Шерстнев, совладелец ERP-системы Freedom.bi:
Полное внедрение программы позволяет снизить расходы компании на 30-65%. Что уже кратно превосходит затраты на внедрение ERP системы. Однако важно, чтобы руководитель сам ответственно подходил к организации этого процесса. Без участия топ-менеджеров и вовлеченности со стороны сотрудников отличных показателей за год добиться сложно. Безусловно, мы поддерживаем клиентов на каждом этапе, наши бизнес-инженеры сопровождают собственника и топ-менеджеров компании, но для крупного успеха важна синергия.
Выбирая ERP Freedom.bi вы получаете:
- ERP-систему с готовой конфигурацией, которая не требует навыков программирования;
- сопровождение бизнес-инженером — специалистом уровня исполнительный и финансовый директор;
- техподдержку на весь период использования системы.
Реклама freedom.bi 2VfnxxP9mjE
